Een memo over memo’s, geschreven door Winston Churchill. Hij hoopte dat zijn bestuurders hun breedsprakigheid tijdens oorlogstijd even konden opschorten. Er waren belangrijkere dingen te doen dan lezen.
Schrijftraining en -coaching
Author Archive
Juristen kunnen niet schrijven
Juristen zijn te slim om te schrijven. Ze maken gedetailleerde analyses en gebruiken complexe en antieke formuleringen om tot een waterdicht betoog te komen. Ze zijn trots op hun werk en hun vak en etaleren dit door de volledige woordenstroom tot aan de laatste komma over hun lezer uit te storten.
Dat levert een onleesbaar betoog op dat eerder bedoeld lijkt de lezer in slaap te sussen dan wakker te schudden. De wildgroei aan loze frasen is nu zelfs zo uit de hand gelopen dat de gerechtshoven sinds 1 april een limiet van 25 pagina’s aan processtukken hebben gesteld.
Hoe komt dat?
Een advocaat schrijft volgens een causaal verband: oorzaak – gevolg, want zo is hij gewend te denken. Iedere andere adviseur weet dat zijn cliënt het liefst een antwoord wil op zijn vraag, of toch op zijn minst een advies en een verklaring of onderbouwing daarvan.
Mijn excuses voor deze juridisch gestructureerde alinea
Als je alle feiten op een hoop gooit kan het zijn dat je jezelf gaat tegenspreken (drogreden). Het is zo ook lastiger om te zien welke argumenten meer waard zijn dan andere. Daarenboven is het lastig om de samenhang tussen diverse feiten en aannames te controleren wat zich vertaalt in een onduidelijke hiërarchie. De wirwar aan tekst die vervolgens ontstaat is vaak geschreven volgens een chronologische structuur en volgt de volgorde van de analyse (en toen… en toen… en toen…) waardoor de lezer nauwelijks kan herkennen wat belangrijk is en wat minder belangrijk. De volgordelijkheid moet de lezer zo zelf aanbrengen en hierdoor verliest een betoog dikwijls aan kracht en relevantie. De enige oplossing is het omzetten van het causaal verband naar een argumentatieschema met behulp van de argumentatiestructuur van Toulmin. Met behulp van zo’n schema wordt het ontzettend eenvoudig om een processtuk te schrijven dat binnen de omvang van 25 pagina’s blijft. Het lijkt me zelfs lastig om er meer dan 10 pagina’s aan vuil te maken.
Toulmin dus
De Brit Stephen Toulmin is de grondlegger van de moderne argumentatieleer. Hij ontdekte dat argumenten zich tot elkaar verhouden met behulp van het woordje: want. De logica die vervolgens schematisch is aan te brengen is te controleren met behulp van het woordje: dus. Dit geeft automatisch structuur. Het causale verband verdwijnt en maakt plaats voor een kernachtig en krachtig, overtuigend (en piramidaal geschreven) stuk.
Alinea 4, maar dan anders
Ik adviseer iedere jurist een argumentatieboom te maken voor hij gaat schrijven.
- Op deze manier ontstaat een voor de lezer logische volgorde (van belangrijk naar minder belangrijk).
- Je krijgt meer grip op je betoog omdat de structuur overzichtelijk wordt (bovendien voorkom je dat je jezelf tegenspreekt in een drogreden).
- Er ontstaat een bouwplan dat zich eenvoudig laat vertalen naar een compacte tekst (die een piramidale structuur volgt).
Voila!
Korte en slagvaardige processtukken vergen een kleine tussenstap, maar stel je eens voor hoeveel tijdwinst dit oplevert! Niet alleen voor de lezer, maar ook voor de schrijver. Als we daarna ook nog eens met elkaar af kunnen spreken dat alle wollige, archaïsch geformuleerde volzinnen terug verwezen worden naar de eeuw van mijn vaders vader, dan kan het recht eindelijk weer zijn beloop krijgen.
Wat je als schrijver écht moet weten over je lezer
Van dit artikel is dit waarschijnlijk de enige zin die je zult lezen. Dat komt omdat lezers lui zijn. Er is teveel informatie en we gaan zuinig om met onze leestijd. Onderzoekers van Microsoft toonden aan dat een goudvis (9 seconden) zich tegenwoordig langer op een taak concentreert dan een mens (8 seconden).
54 seconden
Bij een complexere taak, zoals het lezen van een memo, kunnen we onze aandacht iets langer vasthouden. Maar langer dan een minuut besteden we zelden aan het lezen van een zakelijke tekst die uit meer dan een bladzijde bestaat.
Dus…
Schrijvers van dit soort teksten hebben er een extra verantwoordelijkheid bijgekregen. Wij moeten ervoor zorgen dat de essentie binnenkomt voordat onze lezers wegkijken, verder-scrollen of door-swipen.
Hoe dan?
Dat doe je niet door mooie, beeldende, meanderende volzinnen te schrijven. De lezer van jouw adviesrapport heeft niet de intentie zich bij het haardvuur te verliezen in jouw prachtig geconstrueerde stijlfiguren.
Lezers hebben een economisch motief
Niet economisch met hun geld, maar met hun tijd. Lezers hebben een beperkt aantal minuten te besteden aan het lezen van zakelijke informatie. Daar gaan ze zuinig mee om.
Voer je lezer hapklare brokjes
Het geheim schuilt in de opmaak van je tekst. Sla routepaaltjes in je adviesrapport en voorkom dat je lezer verdwaalt en afhaakt. Als je hapklare brokjes maakt, dan slikt-ie ze wel..
Een lijstje…
Want daar zijn lezers gek op. Ze hebben de illusie dat er iets heel belangrijks staat, want ‘iemand heeft het op een rijtje gezet voor me.’ Als er ergens op de bladspiegel een opsomming staat, kun je er vergif op innemen dat de lezer daar begint te lezen. De kans is ook groot dat je deze zin hebt overgeslagen.
Ik beloof plechtig, vanaf nu:
-
- Alinea’s te schrijven met maar 1 onderwerp.
- Dit onderwerp in de eerste zin van die alinea te vermelden.
- Alinea’s nooit langer te maken dan acht regels.
- Alinea’s nooit korter te maken dan twee regels.
- Verbindingswoorden te gebruiken
Én…
Het allerbelangrijkste
Tussenkopjes. Ze worden in de taalbeheersing super-structuuraanduiders genoemd. Lezers zijn gek op kopjes. Het is het eerste dat ze bekijken op de bladspiegel. Denk alsjeblieft na over dat kopje en zorg ervoor dat ze iets met die alinea te maken hebben. Er zijn drie soorten kopjes (weer een lijstje?):
- Een thematische kop
Conclusie
2. En kop die de boodschap bevat
Wij adviseren WC-eend
3. Vragende kopjes
Wat betekent dit voor u?
Die laatste wordt door lezers het hoogst gewaardeerd. Je creëert als schrijver een fictieve dialoog. Je legt de lezer een vraag in de mond en beantwoordt deze vervolgens. De lezer mag aanwezig zijn! En voelt zich nu nog meer betrokken bij het onderwerp.
Applaus
Als je het einde van dit artikel hebt gehaald ben ik trots op je. Er valt nog veel meer te vertellen over het toegankelijk maken van de structuur van je tekst. Mocht je benieuwd zijn wat dit voor jouw tekstsoort kan betekenen neem dan contact met ons op via info@writetoinspire.nl. Ik vertel je graag meer.
Winston Churchill
Als toetje deze memo over memo’s, geschreven door Winston Churchill. Hij hoopte dat zijn bestuurders hun breedsprakigheid tijdens oorlogstijd even konden opschorten. Er waren belangrijkere dingen te doen dan lezen.